Si se acercan tus vacaciones o vas a ausentarte del trabajo por un tiempo, una de las cosas que no puedes olvidar es configurar un mensaje “Fuera de la oficina” (también conocido como “fuera de oficina” o simplemente “OOF” por sus siglas en inglés). Este es simplemente un texto corto que programas en tu correo electrónico (panoramaGmail u otro) para que cualquier persona que intente contactar contigo durante tu ausencia pueda recibirlo como respuesta automática y conocer tu situación.

De esta manera, cualquier persona que te escriba podrá saber que no estás disponible, conocer el fecha en la que regresará a la oficina y con quién puede comunicarse mientras está fuera. Los mensajes automáticos de fuera de la oficina le ayudan a parecer más profesional, dando una mejor impresión y ayudando a los demás a ahorrar tiempo.

Consejos para escribir un mensaje “Fuera de la oficina”

A diferencia de la optimización profesional de la firma de correo electrónico, donde es muy fácil tener una idea clara de cómo debería verse, los mensajes fuera de la oficina son mucho más flexibles. Aunque el mensaje debe ser claro y conciso, puedes utilizar un tono ingenioso o divertidopero ojo, no debes abusar y construir un mensaje con un tono demasiado informal o que contenga abreviaturas o jerga.

Para ahorrar tiempo en el futuro, puede escribir un plantilla de mensaje, que luego sólo tendrás que editar y adaptar según cada ocasión. La información esencial que debe tener la plantilla es:

• ¿Cuanto tiempo estaras lejos?: indica el primer y último día que estará ausente y la fecha exacta en la que regresará.
• Causa por qué estarás ausente: esta información No es obligatorio y si se incluye solo indica la causa generalcomo enfermedad, vacaciones, viaje de negocios, etc.
• Persona de contacto: debes incluir la dirección de correo electrónico a la que la persona que te escribe puede contactar en caso de que necesite urgentemente obtener ayuda en tu ausencia o en caso de que no quiera esperar a que regreses para gestionarla.

Estructura del mensaje y ejemplos. «Fuera de la oficina»

• Saludos y gracias: Se trata de un saludo general, poco formal y con un lenguaje cordial. Es muy común agradecerles por intentar contactarlo.
• Motivo de la ausencia: Explique brevemente el motivo por el cual no está en la oficina.
• Fecha de ausencia: Se deben indicar los días que está fuera de la oficina y el día exacto de su regreso.
• Persona de contacto: Esta es una de las partes más importantes de su mensaje fuera de la oficina, ya que le permite a la persona que quiere comunicarse con usted saber a quién puede acudir si necesita consejo o ayuda, sin tener que esperar hasta que usted regrese. Es útil indicar si este contacto es sólo para asuntos muy urgentes o si puede contactar con nosotros en cualquier caso. Asimismo, puedes incluir varios contactos dependiendo de la necesidad que pueda tener la persona.
• Despedida: puedes agregar un toque más personal.

Te dejaremos algunos ejemplos que puedes utilizar:

Ejemplo 1 (genérico)

Hola:

Gracias por tu mensaje. De [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización]No estaré en la oficina debido a [motivo de la ausencia]).

Para problemas urgentes, por favor contacte [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Te responderé tan pronto como regrese. Gracias por su paciencia y comprensión.

Saludos,

[tu nombre]

[tu cargo]

Ejemplo 2 (vacaciones)

Hola:

Muchas gracias por tu mensaje.

Me pillas disfrutando de unas merecidas vacaciones, desconectando y sin acceso al correo electrónico. estaré de vuelta [fecha de reintegro] y me pondré en contacto contigo tan pronto como pueda.

Para asuntos urgentes, puedes contactar con mi colega. [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero]

Saludos,

[tu nombre]

[tu cargo]

Ejemplo 3 (bajo)

Hola,

Gracias por tu mensaje. Les informo que estaré de licencia desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización]así que no puedo responder a tu mensaje.

Mientras tanto puedes contactar [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Gracias por su comprensión.

Saludos,

[tu nombre]

[tu cargo]

Ejemplo 4 (cuando dejas la empresa)

Hola,

Gracias por tu mensaje. Por la presente les informo que ya no trabajo en [nombre de la empresa] y no podré responder a tus mensajes ni ayudarte. Por lo tanto, me gustaría remitirle a mi colega. [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Aprecio tu comprensión.

Mis mejores deseos,

[tu nombre]

Foto: Generada a través de GPT4

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