Antes que nada, que sepáis que legalmente hay 3 tipos de autónomos:

• • Autónomos societarios: Las personas que administran una empresa no pueden ser asalariados de la misma, por lo que tienen la condición de autónomos societarios.
  • Trabajadores autónomos económicamente dependientes (TRADE): Un tipo especial de autónomos cuya facturación para un único cliente supera el 75% del total. Aunque son autónomos, dependen económicamente de ese cliente y tienen ciertos derechos especiales, ya que aunque sean autónomos también son trabajadores que dependen de un tercero.
  • Autónomos a secas: Hombres/mujeres orquesta que tenemos que hacerlo todo solitos. Es decir, somos trabajadores por cuenta propia.

Hoy nos vamos a centrar en el caso abrumadoramente mayoritario, que es el de los autónomos a secas, probablemente el colectivo de trabajadores más maltratado y con menos derechos de este bendito país.

Los autónomos vivimos sin vivir en nosotros, da la impresión de que en un limbo jurídico y fiscal que nadie sabe muy bien cómo resolver, ya que a efectos fiscales somos considerados «empresas pequeñitas» pero, como dije antes, a efectos laborales somos un cero a la izquierda ya que carecemos de cualquier arma jurídica para negociar con nuestros pagadores. Efectivamente, en este país a los trabajadores autónomos no se nos reconoce prácticamente ningún derecho laboral, más allá de las bajas laborales.

No tenemos derecho a vacaciones, ni horarios de trabajo, cobrar el «paro» es más difícil que escalar el Everest en pijama, zapatillas y con tu suegra a cuestas, los dos primeros meses de baja laboral pagamos cotizaciones igual y pagamos en nuestros beneficios en el IRPF, por lo que pagamos el doble (como mínimo) de lo que paga una empresa en el Impuesto de Sociedades. Es decir, en materia de obligaciones legales y fiscales de los autónomos, tenemos las cosas malas de ambos mundos y ninguna buena. Pero a muchos, por nuestra edad o circunstancias personales se nos considera demasiado mayores para trabajar en una empresa (sobre todo en el sector del marketing, donde si pasas de 40 ya escuchas risitas a tus espaldas y si pasas de los 50 eres un viejo decrépito) y no nos queda más remedio que ser autónomos.

Eso sí, la próxima vez que escuche «cómo mola eso de no tener jefe y trabajar desde casa cuando te dé la gana» juro que cojo el lanzallamas y Nerón a mi lado va a ser un mindundi. He hecho la cuenta y ahora mismo tengo 14 jefes. Sí, 14. Y prácticamente todos lo quieren todo para ayer.

Pero estamos aquí para hablar de las obligaciones legales y fiscales de los autónomos, así que vamos a ello.

En ella harás constar la base imponible y el IVA de las facturas que has emitido, al que le descontarás el IVA de las facturas que has pagado (siempre que sean gastos deducibles en el IVA). Ten mucho, pero mucho cuidado con los gastos que te deduces. Todos tienen que cumplir tres requisitos:

En ella reflejarás los importes de cada una de las declaraciones trimestrales además de otros datos adicionales, como el desglose de ingresos por actividades si tienes más de una. Esta declaración debe contener exactamente los mismos datos que las declaraciones trimestrales y debería también coincidir con los ingresos brutos que declares en tu IRPF anual.

En el caso de autónomos, incluye los ingresos y los gastos de tu actividad. De nuevo, si tienes más de una actividad, tendrás que hacer constar esos ingresos y gastos por separado en cada una de ellas. De esta no te ponemos enlace al modelo porque te lo conoces, snif, de sobra.

Recuerda de nuevo el tema de los gastos: El IRPF trata los gastos de los autónomos de forma diferente al IVA. Aquí no te podrás deducir gastos de tu coche a no ser que puedas probar que lo dedicas a tu actividad al 100%, cosa imposible si no es un vehículo comercial y aun así, depende. Sin embargo, hay otros gastos que no llevan IVA (por ejemplo: seguros, intereses y comisiones bancarias) que sí puedes deducirte en el IRPF.

Ten en cuenta que como autónomo estás obligado a presentar todas estas declaraciones (excepto la del IRPF) de forma telemática en la sede electrónica de la Agencia Tributaria usando certificado digital o el sistema Cl@ve.

Aunque parezca muy farragoso, la mayoría de estas declaraciones y trámites son extremadamente sencillos si tu actividad no reviste de gran complejidad. Si eres disciplinado teniendo al día los datos de facturas emitidas y recibidas en tus registros, hacerlas no te llevará más de un par de horas cada trimestre, y quizá una mañana (o tarde) el mes de enero si añadimos los resúmenes anuales.  Por supuesto, puedes recurrir a una gestoría para que te las haga, pero también puedes usar un buen programa de facturación que te las hace prácticamente todas e incluso te genera los ficheros para presentar en la Agencia Tributaria.

¿Cuándo entra en vigor la obligación de que todas las facturas sean electrónicas?

Entre las obligaciones legales y fiscales de los autónomos está a punto de caer una nueva. En 2022 se aprobó la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida como «Ley Crea y Crece» que simplifica las trabas burocráticas para la creación de empresas y establece la obligatoriedad de que todas las facturas en el sector privado (autónomos incluidos) sean en formato electrónico.

Este ley se desarrolla en un Reglamento que ha sido sometido a exposición pública pero aún no ha sido aprobado. Se espera que lo sea en 2024, probablemente en el primer trimestre.

Una vez aprobado, habrá unos plazos de adaptación, que (si no hay cambios) serán de un año para las empresas que facturen más de ocho millones de euros y de dos años para todos los demás. Ese reglamento definirá el formato electrónico y el contenido mínimo de cada factura, que podrá emitirse con un programa que pondrá a tu disposición la Agencia Tributaria o con cualquier programa comercial de facturación adaptado a la norma.

Suponiendo que el reglamento se publique a principios de 2024, los autónomos que facturen menos de 8 millones ( por lo visto hay autónomos que facturan millones y yo con estos pelos) tendrán que emitir todas sus facturas en el nuevo formato a principios de 2026, aunque Hacienda se está pensando dar un año más de plazo de adaptación.

Así que ya sabes, vete preparando.

¿Si estoy casado/a, cómo afecta a mi cónyuge mi actividad como autónomo?

Si no tenéis separación de bienes, ya estáis tardando en hacerla. Un autónomo responde ante posibles deudas o reclamaciones con todo su patrimonio y, si está en régimen de gananciales, eso incluye al de su cónyuge, salvo aquellos bienes que no sean considerados gananciales (que son pocos).

Pero si cuando nos casamos dijimos que en la riqueza y en la pobreza… -Calla y firma la separación de bienes, Eustaquio

Mi actividad es irregular. Hay meses en los que trabajo mucho y luego no trabajo nada. ¿Puedo darme de alta para facturar y luego darme de baja?

Puedes hacerlo un total de tres veces al año. Pero no se trata de que el periodo en el que te des de baja sigas trabajando y no factures. Si te das de baja en la Seguridad Social, tienes que declarar el cese de tu actividad en Hacienda y NO deberías trabajar en nada. Además, las facturas que pagues en ese periodo de baja no computan como gasto.

Cuidado si te presentas a licitaciones de organismos públicos, puesto que en muchos casos se requieren unos determinados años de actividad continuada para participar. Darse de baja durante las vacaciones para no pagar la cuota de autónomos supone poner el contador a cero en lo que se refiere al periodo de actividad que te exigirán. Lo mismo sucede con muchas subvenciones, donde se pide que estés de alta como autónomo un periodo mínimo de meses consecutivos. Las obligaciones legales y fiscales de los autónomos están diseñadas para que esto sea complicado.

¿Puedo cambiar la base de cotización para adaptarla a lo que realmente ingreso? 

Sí, pero un máximo de 6 veces al año. Ten en cuenta que ese cambio no lo verás en tu recibo de autónomos hasta el trimestre siguiente al que realices el cambio. De todos modos, al año sigiente la Seguridad Social consultará tu declaración de IRPF y compensará las cuotas que hayas pagado de más o de menos sobre lo que te corresponde.

¿Tengo derecho a paro si cierro el negocio?

Sí, pero no es una prestación por desempleo normal. Los requisitos para poder cobrar el paro si eres autónomo son casi inaccesibles, puesto que tienes que acreditar unas pérdidas continuadas durante un año que supongan al menos el 10% de lo que facturaste en el año anterior, o que las ejecuciones judiciales de deudas superen el 30% de tus ingresos. Es decir, que si ganas un euro más al mes de lo que te cuesta la cotización de autónomos, ya no tienes pérdidas ni derecho a paro.

También se puede pedir en caso de víctimas de violencia de género, divorcio (si estás ayudando en un negocio de tu cónyuge) y por causas de fuerza mayor, entre las que no se cuentan ni la enfermedad ni la crisis económica. Imagino que se refiere a impacto de meteoritos, terremotos de magnitud 9 o el Apocalipsis.

Me ha mordido un zombie, ¿eso es causa de fuerza mayor? – No, caballero, eso es enfermedad no laboral. No tiene derecho a paro

¿Si estoy enfermo, puedo pedir una baja?

Puesto que entre las obligaciones legales y fiscales de los autónomos está cotizar por incapacidad temporal, sí puedes pedir una baja laboral. Tu médico de familia es quien debe firmar la baja y luego debes solicitar la prestación ante la Mutua que hayas escogido al darte de alta. Cobrarás el 60% de la base de cotización a partir del 4º día de baja y el 75% a partir del 20º día de baja.

En caso de que la baja sea por accidente de trabajo o enfermedad profesional, cobrarás el 75% desde el primer día. Pero ten en cuenta que durante los dos primeros meses de baja tendrás que seguir pagando la cuota de autónomos, de la que quedarás exento/a a partir del día 60º de baja.

¿Puedo deducirme los gastos del coche?

Entramos en terreno pantanoso. Si tienes un vehículo comercial, como una furgoneta de reparto, es necesario para tu actividad y NO lo utilizas para otra cosa, entonces sí puedes deducir el 100% de los gastos de ese vehículo. Pero tienes que poder demostrarlo.

Si tienes un coche normal y corriente, por mucho que lo uses casi todo el tiempo solamente para tus desplazamientos de trabajo, el criterio de Hacienda es que es un vehículo que no está afecto al 100% a la actividad, por lo que sólo podrás deducirte el 50% de los gastos de combustible, mantenimiento, etc, pero únicamente en el IVA y NO en el IRPF.

Pero ojo, el coche tiene que ser de algún modo necesario para la actividad que realizas. Si el coche sólo lo utilizas ocasionalmente para cuestiones de trabajo, lo normal es que Hacienda no admita ningún gasto del vehículo como deducible. Lo mismo vale con cualquier otro gasto de desplazamiento: tienes que poder justificar documentalmente que ese desplazamiento se ha realizado de verdad y que ha sido por motivos exclusivamente laborales. Si no, en cualquier comprobación en la que te pidan facturas de gastos te lo echarán atrás y te caerá una multa.

Consejo: Si tienes Google Maps instalado en tu móvil, puedes acceder a todo el historial de desplazamientos que has realizado y podría valerte como prueba.

Entonces, ¿qué gastos me puedo deducir?

a) En el IVA:

Si tienes un negocio en el que compras y vendes cosas, todas las facturas de compra de mercancías, alquileres, mantenimiento y suministros del local comercial, vehículo comercial (ver punto anterior), gastos de logística, desplazamientos comerciales justificados y, en general, todos los gastos derivados directamente del desarrollo de tu actividad.

Si eres un profesional y lo que vendes son tus servicios, te vas a poder deducir bien poco. Y si trabajas en casa, menos aún. En términos generales: material de oficina, ordenadores y equipos informáticos, gastos de desplazamiento debidamente justificados, software, subcontrataciones a terceros de determinados trabajos… y casi nada más.

Ejemplo práctico: En teoría puedes deducirte las facturas de tu móvil y de internet. Pero si solo tienes un móvil para todo, Hacienda te puede pedir la factura detallada y que justifiques que todas las llamadas que figuran en ella son de trabajo. Aquellas que no puedas justificar como de trabajo serán consideradas particulares, y por tanto te harán un prorrateo del coste que te puedes deducir.

b) En el IRPF:

Además de los gastos de tu negocio, puedes deducirte determinados gastos que no llevan IVA: Seguros, gastos financieros (intereses y comisiones bancarias), las cotizaciones a la Seguridad Social, sueldos y salarios que hayas pagado, algunos impuestos (IBI, IAE, impuestos municipales, etc), IVA soportado (solo si no es deducible en la declaración de IVA), gastos de manutención y dietas (solo si se realizan en un municipio distinto de tu domicilio fiscal y con unos límites y requisitos específicos) y las amortizaciones por el deterioro de bienes (por ejemplo, ordenadores) en una tabla especificada por Hacienda.

NO puedes deducirte en el IRPF ningún gasto relacionado con un bien que no se utilice al 100% en tu actividad. Cero gastos de coche.

Si compras ordenadores, mobiliario o cualquier otra cosa que tenga una vida útil mayor a un año, la deducción se realiza a plazos, según las tablas de amortización anual anteriormente mencionadas, ya que todo esto se considera como bienes de inversión y no como gasto.

¿Me conviene contratar una asesoría?

Depende de tres cosas: la complejidad de tu actividad, el tiempo del que dispongas y el coste de la asesoría. Si tu negocio es sencillo y no manejas un volumen enorme de facturas cada mes, puedes hacerte las declaraciones tú mismo, una vez que te acostumbres verás que cumplir con las obligaciones legales y fiscales de los autónomos no es tan complicado como parece. Solo debes marcarte en el calendario las fechas en las que hay que presentar cada cosa.

La única excepción es el IRPF, en el que la declaración de un autónomo puede llegar a ser bastante compleja y es fácil meter la pata, por lo que el servicio de una asesoría profesional es más que recomendable, especialmente si también hay hipotecas, fondos de inversión o acciones, etc.

Pero en general los costes de asesoría de un autónomo no suelen ser muy altos y normalmente te compensará quitarte todo este papeleo de encima.

Como ves, las obligaciones legales y fiscales de los autónomos son muchas y variadas, así que mucha suerte, valor y al toro.