En nuestro país, junio no sólo marca el invierno temprano y temperaturas fríaspero también es el mes en el que, por ley, las empresas deben pagar el medio bono o salario anual suplementario.

Este proceso representa mucho más que un reto para las cuentas de las empresas en términos económicos.

La circunstancia de que estamos en un país inflacionario, con constantes actualizaciones y peer reviews, con sumas fijas, cláusulas de actualización y multiplicidad de partidas en los recibos, suma a las tensiones de caja que genera afrontar esta responsabilidad un reto administrativo y burocrático adicional, que sobrecarga de tareas al área de recursos humanos.

Uno de ellos es el proceso mensual de firma de sueldos, que incluye el aguinaldo, y que consiste en imprimir cada recibo de sueldo, firmarlo y repartirlo a cada colaborador, y finalmente archivar los ejemplares firmados.

Realizar estos pasos manualmente es tedioso y propenso a errores. Además, requiere un control cuidadoso en cada etapa del proceso.

Además, con la creciente adopción de nuevos modelos de trabajo, como el trabajo independiente y las nuevas formas de contratación, los tradicionales sistemas de nómina van rezagados. No están diseñados para administrar instancias como estas.

En este contexto, la digitalización de la nómina y la automatización de la pago de bonificación puede ofrecer soluciones efectivas a estos desafíos.

Ahorrar tiempo

Imagina un proceso en el que, gracias a la automatización, simplemente necesitas subir un archivo PDF con todos los talones de pago y envíalo con un click.

El sistema se encarga de identificar a quién pertenece cada comprobante, lo firma para la empresa, avisa a cada colaborador para que firme digitalmente y luego archiva todos los documentos en una carpeta. Además, esta solución permite el monitoreo en tiempo real por parte de los administradores, brindando trazabilidad en todo el proceso.

Con una herramienta automatizada como Naaloo, El trabajo administrativo se reduce en un 60%. Esto significa que el tiempo necesario para realizar estas tareas se reduce de 16 a 9,6 horas semanales de media.

Si extrapolamos este ahorro de tiempo a un mes completo, nos encontramos con alrededor de 24 horas de trabajo ahorrado por cada persona del equipo administrativo. Esto equivale a unos 3 días laborales adicionales que podrían dedicarse a tareas más productivas para la empresa.

Además, este ahorro de tiempo se traduce en un ahorro económico, estimado en unos $33,600 pesos por gastos administrativosconsiderando el valor de la hora de trabajo de un administrativo según Glassdoor.

Según una encuesta que realizamos a los clientes, la mayoría de los consultados afirmó haber logrado ahorros en el tiempo dedicado a la gestión de entre un 30% y un 85%.

Un poco más de la mitad mencionó que con nuestra plataforma vieron una reducción de entre el 55 y el 95% de la carga de tareas, mientras que otro tercio respondió que la caída fue entre la mitad y la cuarta parte. La variación de estas cifras se ve impactada por la cantidad de herramientas que utilizan y el conocimiento que tienen de la plataforma.

Agilice los procesos

Cuando consultamos en qué tareas notaron mayor impacto, destacan la automatización de entrega y firma de talones de pago y procesos de registro automático como vacaciones o entrega de equipos.

Además, el 92% de los usuarios reportaron resultados positivos en tareas como la comunicación interna, donde el uso de la app de Naaloo simplificó los procesos. El 100% de los clientes de Naaloo comenzaron a implementar nuevos procesos desde la plataforma.

Por ello, el 98% de los clientes recomiendan el uso de software y, por tanto, la digitalización para afrontar procesos cada vez más complejos.

El agiliza la digitalización procesos de nómina diarios, haciéndolos precisos y predecibles. De esta forma es posible automatizar cálculos, identificar anomalías y abordar problemas de manera proactiva. Como resultado, los ahorros de tiempo y costos se obtienen de inmediato.

La digitalización de las tareas de nómina y recursos humanos no solo se trata de ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia, sino que también tiene un impacto directo en la experiencia del empleado.

De acuerdo a Asociación Americana de Nómina, casi la mitad de los empleados estadounidenses dejan sus trabajos si experimentan problemas con sus cheques de pago dos veces. Esto demuestra lo costosos que pueden ser para una empresa los errores manuales resultantes de la gestión de la nómina.

Además, el mismo informe muestra que las empresas que utilizan una solución donde se automatizan las funciones de nómina y control superan sus objetivos de ingresos en un promedio del 7%.

Está claro, entonces, que la gestión eficiente de la nómina tiene un gran impacto en la rentabilidad del negocio y la retención de empleados. Entre otras cosas porque, más allá del cumplimiento del nivel retributivo, la incertidumbre y las malas experiencias de los empleados con el rigor y la transparencia de sus pagos afectarán a su productividad.

De donde venimos, a donde vamos

En Argentina, los recibos de salario digital se hizo cada vez más popular, especialmente desde la Ministerio de Producción y Trabajo permitir, en 2019, su emisión en formato digital de forma opcional.

Pero la necesidad de invertir en procesos digitales de la gestión de salarios y beneficios se hizo más evidente durante la pandemia de 2020, cuando la falta de acceso remoto a los procesos de nómina puso en arriesgar la continuidad de las operaciones. Esto llevó a muchas empresas a reconocer la importancia de digitalizarse y adoptar tecnologías de nube ágiles para aumentar la eficiencia y reducir el riesgo.

Durante años, la nómina se trató únicamente como un problema de costos en lugar de un proceso de soporte interno vital que es fundamental para mantener la lealtad y el compromiso de los empleados.

Según PayrollOrg, una entidad global que surgió de la fusión entre la Instituto de Gestión de Nómina Global y la Asociación Estadounidense de Nóminaesto trajo como consecuencia que la inversión en procesos de nómina digital siempre estuvo muy rezagada con respecto a las funciones orientadas al cliente.

En los últimos dos años, sin embargo, la inversión y adopción de tecnología ha aumentado y ahora se reconoce como esencial para satisfacer las demandas de todas las funciones comerciales y aumentar la eficiencia, reducir el riesgo y crear una experiencia de usuario para los empleados que permita una productividad óptima.

Sin embargo, en la misma encuesta de NóminaOrgEl 54% de las empresas mencionaron que hay margen de mejora en sus políticas y prácticas de nómina actuales.

La digitalización y la gestión inteligente del capital humano son aspectos clave para el éxito empresarial. La adopción de soluciones tecnológicas en la nómina no solo genera ahorros en costos y tiempo, sino que mejora la comunicación con los empleados y contribuye a la productividad y bienestar interno.

Es hora de que las empresas reconozcan la importancia de invertir en procesos de nómina digital y aprovechen los beneficios que la tecnología puede ofrecer.

*Por Francisco Costa, CEO de Naaloo